Nachdem Sie jetzt wissen, was man unter einer OHSAS 18001 Zertifizierung versteht, fragen Sie sich, wie eine OHSAS 18001 Zertifizierung abläuft? Angefangen beim Voraudit über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungsaudit – auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Schritte einer OHSAS 18001 Zertifizierung. Sie erfahren außerdem, was in den einzelnen Zertifizierungsschritten genau geprüft wird.
Achtung
Die OHSAS 18001 wurde zwischenzeitlich durch die global gültige Norm ISO 45001 abgelöst – hier finden Sie dennoch weiterhin alle Informationen über die „alte“ OHSAS 18001. Alle Infos zur DIN ISO 45001:2018 finden Sie unter der Norm ISO 45001.
Der Ablauf einer Zertifizierung folgt dabei immer einem festen Muster, egal, ob Sie ein Arbeitsschutz-, Qualitäts- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten. Einzelne Schritte beim Ablauf einer Zertifizierung müssen nicht immer zwingend durchgeführt werden.
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OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 1: Vorbereitungen
Bevor eine Zertifizierung durchgeführt werden kann, müssen Sie Vorbereitungen treffen. Diese gliedern sich hauptsächlich in folgende Punkte:
- Auswahl einer Zertifizierungsstelle
- Antrag und Vertragsabschluss
Achten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Zertifizierungsstelle auf dessen Akkreditierung. So stellen Sie die Glaubwürdigkeit Ihres Arbeitsschutzmanagement Zertifikats gegenüber Kunden und staatlichen Behörden sicher. Da eine Zertifizierungsstelle für eine Akkreditierung bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss, bescheinigt die Akkreditierung die hochwertige Arbeitsqualität der Zertifizierungsorganisation.
OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 2: Voraudit
In einem nächsten Schritt zur OHSAS 18001 Zertifizierung kann ein Voraudit durchgeführt werden. Das Voraudit dient dazu, eventuell bestehende Unklarheiten vorab zu klären und stellt eine freiwillige Vorabprüfung dar. Es ist demnach kein Bestandteil der eigentlichen Zertifizierung. Ein Teil vom Voraudit ist die Prüfung der Dokumentation vom Arbeitsschutzmanagementsystem vor dem Zertifizierungsaudit . Anschließend erfolgt das Voraudit vor Ort. Dabei sollen eventuelle Unsicherheiten entdeckt und überwunden werden. Ein Voraudit zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Kein Bestandteil der eigentlichen Zertifizierung
- MUSS nicht zwingend durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt werden – Durchführung kann auch mittels eines Beraters erfolgen
- Keine Bedingung für den Erhalt des OHSAS 18001 Zertifikats; hat ein Berater die Einführung des Managementsystems begleitet, können Sie eventuelle Unklarheiten oder Fragen auch direkt mit diesem Berater klären
OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 3: Zertifizierungsaudit
Nachdem Sie die Vorbereitungen für die OHSAS 18001 Zertifizierung getroffen und eventuell ein Voraudit durchgeführt haben, ist das eigentliche Zertifizierungsaudit Ihr nächster Schritt zur Zertifizierung Ihres Arbeitsschutzmanagementsystems. Das Zertifizierungsaudit besteht aus zwei Teilen, dem Audit Stufe 1 und dem Audit Stufe 2. Zwischen beiden Audits sollten nicht mehr als 3 Monate liegen.
Was bewirkt das Audit Stufe 1?
Inhalt
- Überprüfung der Dokumentation vom Arbeitsschutzmanagementsystem
- Bewertung des Standortes und standortspezifischer Bedingungen
Zweck
- Ermittlung der Bereitschaft für das Audit Stufe 2
- Sammlung notwendiger Informationen für die Planung des Audits Stufe 2
Beim Zertifizierungsaudit Stufe 1 erfolgt zu Beginn eine umfassende vor Ort Überprüfung der Dokumentation vom Arbeitsschutzmanagementsystem durch den Zertifizierungsauditor. Der Auditor betrachtet dabei, in wie weit Sie die Anforderungen der OHSAS 18001 erfüllen. Anschließend erfolgt bei der Standortbeurteilung und der Bewertung standortspezifischer Bedingungen die Ermittlung der Bereitschaft für das folgende Audit Stufe 2. Nachdem der Auditor die Ergebnisse aus dem Audit Stufe 1 dokumentiert hat, stimmen der Zertifizierungsauditor und Unternehmen eventuell erkannten Handlungsbedarf ab. Kleine Mängel, die ggf. bei der Prüfung der Dokumentation festgestellt wurde, kann das Unternehmen bis zum Zertifizierungsaudit Stufe 2 abstellen. Somit besteht die Möglichkeit, noch vor dem Zertifizierungsaudit Stufe 2 Korrekturen vorzunehmen. Treten jedoch schwerwiegende Mängel auf und der Auditor erkennt, dass eine OHSAS 18001 Zertifizierung nach derzeitigem Stand nicht erfolgen wird, so kann das Zertifizierungsaudit auch bereits an dieser Stelle abgebrochen werden.
Und welches Ziel verfolgt das Zertifizierungsaudit Stufe 2?
Inhalt
- Vor-Ort-Prüfung des Arbeitsschutzmanagementsystems, z.B. durch Begehungen oder durch Mitarbeitergespräche
- Sammlung von Informationen und Nachweisen über die Konformität mit den OHSAS 18001 Anforderungen
- Intesivere Dokumentenprüfung
Zweck
- Prüfung und Bewertung der Umsetzung inklusive der Wirksamkeit des OHSAS 18001 Arbeitsschutzmanagementsystems
Bei Zertifizierungsaudit Stufe 2 prüft der Auditor die Wirksamkeit vom Arbeitsschutzmanagementsystem sowie die Konformität mit den Anforderungen der Norm OHSAS 18001 . Für die Wirksamkeitsüberprüfung können z.B. Gespräche mit Mitarbeitern oder auch Begehungen der Produktions- oder Dienstleistungsstätten durchgeführt werden. Ein weiterer Bestandteil vom Zertifizierungsaudit Stufe 2 ist eine nochmalige intensivere Prüfung der Arbeitsschutzmanagementsystem Dokumentation.
OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 4: Bewertung der Auditergebnisse
Nach dem eigentlichen Zertifizierungsaudit werden die erhaltenden Ergebnisse bewertet und es wird ein Auditbericht erstellt. Die Ergebnisse der Auditbewertung sind typischerweise:
- Konformität mit den Anforderungen der OHSAS 18001
- Nicht-Konformität mit den OHSAS 18001 Anforderungen
In einem abschließenden Gespräch mit dem Auditor erhält das Unternehmen einen Überblick über den genauen Ablauf des Zertifizierungsaudits und die Auditergebnisse. Auch informiert der Auditor das Unternehmen über eventuell festgestellte Nicht-Konformitäten und erteilt Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Im Falle von Abweichungen müssen vom Unternehmen folgende Schritte vorgenommen werden:
- Analyse möglicher Ursachen für die Abweichungen
- Bestimmung von Korrekturmaßnahmen
- Innerhalb von 90 Tagen Bewertung der durchgeführten Korrekturmaßnahmen im Nachaudit durch die Zertifizierungsstelle
Bestätigt der Auditor im Zertifizierungsaudit die Konformität mit den OHSAS 18001 Anforderungen, empfiehlt er das Unternehmen für die Erstellung einer OHSAS 18001 Zertifizierung.
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OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 5: Nachaudit
Stellt der Auditor im OHSAS 18001 Zertifizierungsaudit Nicht-Konformitäten fest und wurden anschließend Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung dieser Nicht-Konformitäten festgelegt, erfolgt in einem nächsten Schritt ein Nachaudit. Beim Nachaudit werden die Korrekturmaßnahmen bewertet sowie auf ihre Umsetzung geprüft. Das Nachaudit dient lediglich dazu, die Korrekturmaßnahmen zu bewerten, sodass es vom Umfang geringer ist als das Zertifizierungsaudit. Trotzdem erhöhen sich durch ein eventuelles Nachaudit die Kosten für eine OHSAS 18001 Zertifizierung.
Wurde beim Zertifizierungsaudit die Konformität vom Arbeitsschutzmanagementsystem mit den OHSAS 18001 Anforderungen bestätigt, ist ein Nachaudit nicht notwendig.
OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 6: Erteilung vom OHSAS 18001 Zertifikat
Nachdem Ihr Unternehmen das Zertifizierungsaudit der OHSAS 18001 Zertifizierung positiv durchlaufen oder eventuelle Nicht-Konformitäten beseitigt hat, empfiehlt der Auditor eine OHSAS 18001 Zertifizierung. Die Erteilung vom Zertifikat erfolgt nicht durch den Auditor, sondern durch die Zertifizierungsstelle in Form einer “benannten Person”. Diese prüft die Dokumentation vom Audit – hier insbesondere den Auditbericht – und gibt anschließend das Zertifizierungsverfahren frei. Wurde das Arbeitsschutzmanagementsystem OHSAS 18001 zertifiziert, ist das Zertifikat für drei Jahre gültig.
OHSAS 18001 Zertifizierung – Schritt 7: Überwachungsaudit
Ist das OHSAS 18001 Arbeitsschutzmanagementsystem auch nach der Einführung noch wirksam?
Auch nachdem das OHSAS 18001 Arbeitsschutzmanagementsystem zertifiziert wurde, wird es weiterhin auf seine Wirksamkeit geprüft. Dafür wird bis nur nächsten Zertifizierung bzw. der Rezertifizierung in drei Jahren ein jährliches Überwachungsaudit durchgeführt. Demnach finden innerhalb der dreijährigen Gültigkeitsdauer vom OHSAs 18001 Zertifikat zwei Überwachungsaudits statt.
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